กำหนดโครงสร้างและวางแผนการจัดเก็บ ก่อนอื่นให้ตั้งหลักการหรือโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ชัดเจน และยึดเป็นมาตรฐานเดียวกันทุกครั้งที่บันทึกภาพใหม่เลือกระดับชั้นของโฟลเดอร์ที่เหมาะสม เช่น ปี/เดือน/โปรเจกต์ หรือ ประเภทงาน/ลูกค้า เพื่อให้ค้นหาได้ตรงจุดและไม่เกิดโฟลเดอร์ซ้อนรกกำหนดกฎสำหรับไฟล์ที่ไม่ต้องเก็บ เช่น ภาพซ้ำ ภาพรั่วไหล หรือไฟล์ชั่วคราว เพื่อไม่ให้พื้นที่ถูกใช้งานโดยไม่จำเป็นเขียนคู่มือสั้น ๆ สำหรับตัวเองหรือทีม เพื่อให้ทุกคนปฏิบัติตามแบบเดียวกันเมื่ออัปโหลดหรือย้ายไฟล์การมีระบบชัดเจนตั้งแต่ต้นจะลดเวลาในการค้นหาและลดความเสี่ยงที่ไฟล์สำคัญจะสูญหาย ตั้งชื่อไฟล์และจัดหมวดหมู่ให้ค้นเจอเร็ว ตั้งชื่อไฟล์ด้วยรูปแบบที่อ่านออกและสื่อความหมาย เช่น YYYYMMDD_โปรเจกต์คำอธิบายลำดับ ...
